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Agenzie viaggi e fatturazione elettronica: quali sono le reali esigenze di ognuno?

da | Ott 25, 2018 | News

Quali soluzioni può adottare una agenzia viaggi per affrontare al meglio il nuovo obbligo di fatturazione elettronica?

In queste ultime settimane del 2018 le agenzie viaggi riceveranno innumerevoli preventivi dalle varie software house, mentre i loro commercialisti cercheranno di spiegare loro (più o meno chiaramente) in cosa consiste questa novità.

Ma operativamente cosa sarà necessario fare?

Innanzitutto ogni agenzia viaggi dovrà comprendere quali sono le sue reali esigenze: sarà quindi necessario identificare le caratteristiche della propria agenzia viaggi: infatti non sempre sarà necessario dotarsi di apposito software, ma sarà possibile utilizzare la soluzione gratuita offerta dall’Agenzia delle Entrate, oppure appoggiarsi alla piattaforma del commercialista.

Per identificare esattamente le esigenze di ognuno, ai fini della fatturazione elettronica credo di poter suddividere le agenzie viaggi in queste 4 categorie:

  • Agenzie viaggi “no problem” (ai fini della fatturazione elettronica): cioè agenzie viaggi che effettuano solo attività di intermediazione di pacchetti turistici o che percepiscono solo diritti su biglietteria,
  • Agenzie viaggi “small” (ai fini della fatturazione elettronica): cioè agenzie viaggi che , assieme alle attività svolte dalle “no problem”, effettuano anche attività di organizzazione di pacchetti turistici o vendita di servizi singoli, ma che non superano le 50 pratiche all’anno,
  • Agenzie viaggi “non informatizzate”: cioè agenzie viaggi che svolgono diverse attività (dall’organizzazione all’intermediazione, dai pacchetti turistici ai servizi singoli) ma che hanno una idiosincrasia verso la tecnologia o che non possono dedicare una risorsa interna alla gestione della fatturazione,
  • Agenzie viaggi “top”: cioè agenzie viaggi che, indipendentemente dai prodotti commercializzati, hanno una struttura ed una organizzazione tali da poter gestire la fatturazione internamente in autonomia e senza particolari affanni, essendo dotati anche di soluzioni informatiche all’avanguardia.

Queste 4 categorie affronteranno il “problema” (perchè di ciò, almeno inizialmente, si tratta) con 4 modalità diverse:

  • Agenzie viaggi “no problem”: per queste agenzie un software specifico sarebbe un investimento non strettamente necessario e non avranno particolari problemi di emissione di fatture (per la tipologia di prodotti venduti non avranno bisogno, se non in sporadici casi, di emettere fatture, in quanto riceveranno principalmente le autofatture emesse dai Tour Operator e gestiranno i loro diritti sulla biglietteria senza emissione di fatture) : dovranno solo attrezzarsi per ricevere le fatture elettroniche dai fornitori: in tal caso dovranno comunicare all’Agenzia delle Entrate l’indirizzo PEC preferenziale o il codice univoco dove farsele recapitare (sentire il proprio commercialista per gli accorgimenti del caso),
  • Agenzie viaggi “small”: per il ridotto volume di fatture emesse, è sicuramente preferibile l’adozione del servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate: magari macchinoso da utilizzare e con poche utilità e automatismi, ma se lo scopo è quello di non avere maggiori spese, può andare più che bene per le poche pratiche gestite nell’anno,
  • Agenzie viaggi “non informatizzate”: queste dovranno sicuramente appoggiarsi al loro consulente fiscale che dovrà fornire loro l’adeguato supporto per poter gestire questo cambio epocale: in questo caso sarà necessario diventare consapevoli che una agenzia viaggi non può più pensare di disinteressarsi della gestione amministrativa: la “questione fatturazione” diventa un tema quotidiano che l’agenzia viaggi deve affrontare in prima persona (con l’appoggio di un valido commercialista) e dovrà scegliere se appoggiarsi al software di fatturazione consigliato dal commercialista o se adottare una delle tante soluzioni online presenti sul mercato,
  • Agenzie viaggi “top”: queste saranno sicuramente già dotate di un proprio software gestionale per l’inserimento delle pratiche, che avrà già inviato l’offerta per l’adeguamento ai moduli di fatturazione elettronica: in questo caso sarà difficile poter scegliere tra soluzioni alternative, perchè ciò comporterebbe il cambio completo del gestionale anche per tutte le altre attività all’interno della propria agenzia viaggi: l’eventuale cambio interesserebbe quindi l’intera organizzazione. Magari potrebbe essere una occasione per rivedere i propri assetti organizzativi e valutare un upgrade di software. Qualsiasi altra soluzione (servizi online dell’Agenzia delle Entrate o software del commercialista) è assolutamente sconsigliata.

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